A portaria se destaca como um dos principais pontos de atenção para a segurança no condomínio. E não é para menos, afinal de contas, é através dela que um grande fluxo de pessoas transitam diariamente no condomínio, incluindo funcionários, condôminos e visitantes.

Vale a pena acrescentar, inclusive, que a entrada de pessoas não autorizadas em condomínios acontece, em sua maioria, pela portaria de pedestres. Esse fato reforça como a orientação adequada de porteiros e a criação de procedimentos de segurança são fundamentais para proteger a comunidade condominial.

Nesse contexto, é preciso que administradoras e síndicos apostem na implementação e na fiscalização de práticas de segurança que reduzam a vulnerabilidade dos condomínios, observando regras para visitantes, entregas de encomendas, delivery, colaboradores e prestadores de serviço.

Qual a importância de garantir a segurança no condomínio?

Sem sombra de dúvidas, o nível de segurança em condomínios é um dos temas mais questionados aos administradores. E não é à toa, visto que a segurança é um dos principais motivos que levam as pessoas a escolherem morar em um local como esse.

É primordial buscar estratégias para manter a confiança no conjunto residencial. Estas devem estar, acima de tudo, alinhadas com os padrões de segurança do mercado e também com a infraestrutura da unidade imobiliária.

Infelizmente, hoje existem diversos riscos na sociedade que demandam cuidado redobrado para evitar importunos. Por exemplo, assaltantes se passarem por motoristas de aplicativos, que é uma prática crescente entre os registros de crimes.

Para evitar colocar sua portaria em risco, existem diferentes práticas seguras. Antes de mais nada, porém, é fundamental conscientizar todos os moradores e a equipe de segurança, além de trabalhar com uma empresa especialista no assunto de segurança condominial.

Quais são os principais procedimentos para segurança em condomínios?

Não definir regras para o funcionamento da portaria é certamente um tiro no pé para a segurança do condomínio. Não apenas os funcionários ficam sem orientações para a realização do trabalho, como os moradores podem interferir e prejudicar o funcionamento do ambiente.

Vale lembrar que as normas devem ser incluídas no regimento interno ou na convenção condominial, esclarecendo o que é permitido e o que é proibido no que se refere ao controle de entrada/saída de visitantes e outras questões importantes.

Sendo assim, várias atitudes podem – e devem – ser tomadas para garantir a proteção dos moradores e de todo o condomínio. Confira quais são elas e a importância que cada uma tem.

1. Treinamento eficaz e assertivo dos funcionários

Os treinamentos são indispensáveis para que os funcionários – especialmente os porteiros de condomínio – estejam qualificados para o cargo e conheçam em detalhes as regras de convivência e segurança, assim como toda a convenção do condomínio.

É interessante notar que a capacitação adequada do porteiro evita até mesmo desentendimentos, constrangimentos e brigas entre os condôminos, pois profissionais que sabem como proceder em todos os tipos de situações conseguem solucionar impasses com mais facilidade e agilidade.

É importante que os treinamentos sejam baseados em situações do dia a dia, podendo ser realizados pelo próprio síndico, pela administradora de condomínios ou mesmo por empresas terceirizadas do segmento.

2. Manual de normas de segurança na portaria para consulta

Se elaborar as normas é fundamental, mantê-las disponíveis para a equipe também. O manual com as normas e os procedimentos de segurança deve ser afixado na portaria para consulta. Dentre outras orientações, o documento deve conter:

• Descrição dos profissionais da equipe com o detalhamento das responsabilidades e atribuições dos cargos, incluindo horários da prestação do serviço;
• Controle de acesso na portaria do condomínio;
• Modo de utilização das tecnologias de segurança eventualmente presentes nos condomínios (como as câmeras para monitoramento);
• Orientações para atender os disparos do alarme de segurança;
• Instruções para agir em situações de emergência (quem acionar, quais são os contatos úteis, quais são os procedimentos indicados);
• Números de contatos úteis (como delegacia, corpo de bombeiros e a empresa responsável pela manutenção dos elevadores).

3. Investimento em soluções e equipamentos de segurança

Garantir a segurança para condomínios é justamente uma das principais tarefas da portaria (se não a principal). Sem o apoio de soluções e dispositivos tecnológicos, o porteiro tem a eficácia do seu trabalho significativamente comprometida, por mais competente e bem treinado que seja o profissional.

Nesse sentido, negligenciar os investimentos em sistemas de vigilância, bem como em softwares para condomínios com funcionalidades relevantes, pode custar caro. Se o porteiro dispuser de monitoramento de câmeras e sistemas de identificação de acesso que auxiliam o controle de entrada e saída da portaria, conseguirá desempenhar suas atribuições com muito mais qualidade.

Os gastos com esse tipo de ferramenta podem desagradar os condôminos em um primeiro momento, mas os benefícios de um controle mais assertivo de segurança são inúmeros.

Há, inclusive, alguns investimentos que mesmo os condomínios de menor porte podem fazer (e que já trazem grandes resultados): boa iluminação das dependências do condomínio e instalação de câmeras de vigilância.

Além de ser importante investir no monitoramento do condomínio, é interessante utilizar softwares para administrar condomínios a fim promover segurança e previsibilidade na gestão do mesmo. Aplicativos para condomínios também podem ser um grande aliado no relacionamento com os condôminos, oferecendo uma comunicação direta entre moradores e porteiro de forma online, bem como controle de entrada e saída de visitantes.

4. Cuidados com a estrutura física

Além dos aparatos tecnológicos, cuidados básicos com a infraestrutura da portaria são mais uma estratégia de precaução da qual não vale a pena abrir mão. Guarita 24 horas (muitas ocorrências acontecem na madrugada) e cercas elétricas são exemplos nesse sentido.

E não é para menos, a infraestrutura deve ser acompanhada integralmente garantindo que todos os locais do condomínio possam ser vistos constantemente. Um dos erros mais comuns é deixar determinados locais sem monitoramento.

Outro recurso indispensável é a instalação de um alarme sonoro na portaria, que acusa quando a porta fica aberta por mais tempo do que deveria – lamentavelmente esse descuido é comum entre moradores e visitantes.

5. Regras para delivery e entregas de encomendas

Para os casos de delivery e entregas de encomendas, o mais recomendado é instruir o porteiro a contatar o morador e solicitar sua presença na portaria. Caso o condômino não esteja, o ideal é que o porteiro receba e guarde a encomenda, para que possa ser entregue por um funcionário ou retirada pelo morador.

Como a ação pode representar muitos riscos para o condomínio, é essencial nunca permitir que o entregador leve a encomenda pessoalmente. Isso não significa que devemos suspeitar de todos os serviços de entrega, mas, infelizmente, a estratégia de criminosos se passarem por entregadores é recorrente.

6. Normas para a entrada de visitantes

Esse é um tópico sensível nos condomínios, visto que pode gerar muito debate entre a gestão e os condôminos. Há, no entanto, algumas medidas essenciais de segurança que invariavelmente devem ser implementadas na portaria.

O recomendado é que, com a chegada do visitante, o porteiro acione o morador em questão para confirmar e autorizar a entrada da visita. Se ainda assim a situação parecer suspeita e houver dúvidas, deve-se solicitar que o morador desça para identificar o visitante, antes de permitir sua entrada.

7. Regulamento para o acesso de prestadores de serviços

Se o prestador de serviço for atender em algum apartamento, o porteiro deve avisar o condômino, liberando o acesso somente depois da autorização do morador. Ainda assim, é aconselhável pedir as credenciais (como crachá) do prestador e anotar seus dados pessoais.

Se o funcionário for prestar serviços ao condomínio, é o síndico ou zelador quem deve autorizar sua entrada. Nessa situação, é igualmente importante que os dados sejam coletados.

8. Conscientização dos moradores

O que acontece frequentemente em diferentes unidades imobiliárias são moradores acharem que a responsabilidade da segurança em condomínio, bem como suas portarias, está limitada apenas à administração, o que não é uma verdade.

É muito comum registros de incidentes criminosos pela falta de cautela dos condôminos, por isso, todos os moradores devem estar orientados sobre os riscos que correm quando não fazem sua parte no controle de entrada e saída da portaria.

Para que essa cultura seja alcançada, aqui sim é responsabilidade da administração nos condomínios estimular os cuidados de todos, para que saibam os seus papéis na garantia de manter todos seguros. Recomenda-se envolver o tema em assembleias, convenções de condomínio e outras oportunidades e trabalhar para que todos se integrem.

9. Instalação de um CFTV

Uma das práticas mais comuns para garantir a segurança no condomínio é trabalhar com o CFTV, que é a sigla de circuito fechado de televisão. Como o nome sugere, é um sistema que faz toda a vigilância, por meio de câmeras, sob responsabilidade de uma ou mais pessoas da equipe de segurança.

É uma ótima estratégia a ser adotada, pois consegue garantir que todo o condomínio seja acompanhado, 24 horas por dia. Além de destacar possíveis movimentações suspeitas na portaria, é capaz de identificar outras situações ao redor e dentro do residencial.

Para contar com um bom CFTV, é recomendável trabalhar com empresas especialistas no assunto que contenham esse tipo de serviço fundamental para a segurança.

10. Avaliações constantes

Uma das maneiras mais eficientes de garantir a segurança contínua no condomínio é buscar sempre avaliações. Esse tipo de prática permite conhecer quais são as possíveis falhas na gestão do condomínio referente ao assunto de segurança na portaria.

Quando olhamos por meio de outros olhos, identificamos problemas que até então não eram vistos. Sendo assim, coloque maneiras de fazer essa avaliação e, ao encontrar gargalos, busque solucioná-los e apresentar os resultados principalmente para quem sentiu as maiores dores.

Hoje há empresas especialistas no assunto que podem oferecer a maior parte dos procedimentos aqui sugeridos. É possível encontrar no mercado soluções especializadas no controle de acesso da portaria condominial, garantindo mais segurança e privacidade aos condôminos.